Como fazer fluxogramas: Veja o passo a passo para fazer um

Fluxogramas são uma forma visual de representar um processo, ajudando a entender como ele funciona e a identificar possíveis pontos de melhoria em sua atividade.

Para criar um fluxograma, é preciso saber utilizar boas ferramentas e plataformas que ofereçam recursos adequados. Além de seguir as instruções corretamente, é preciso estar de olho no passo a passo para realizá-lo. Com isso, separamos para você algumas dicas que podem auxiliar nesse processo!

O que é e quais são as funcionalidades de um fluxograma

Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo ou sistema, que mostra como as etapas do processo estão relacionadas e como elas se conectam. 

Geralmente, essa ferramenta é usada para visualizar e entender procedimentos complexos, identificar áreas com problemas e melhorar sua eficiência.

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Uma de suas principais funcionalidades é auxiliar na identificação de áreas que podem estar causando atrasos, erros ou outros problemas.

Ela pode também melhorar a eficiência ao visualizar um processamento em um fluxograma, dessa forma, é possível visualizar etapas desnecessárias ou ineficientes e encontrar maneiras de aprimorá-las. Desse modo, auxilia na padronização de processos, o que garante que todas as pessoas envolvidas sigam as mesmas etapas.

Em geral, ela é útil para qualquer pessoa envolvida na gestão de processos ou sistemas, ajudando a otimizar processos, melhorar a eficiência e tomar decisões informadas.

Passo a passo para fazer um fluxograma

Identifique o processo

Antes de começar a desenhar o fluxograma, é importante entender o processo que será representado. Faça uma lista dos passos envolvidos, desde o início até finalizá-lo.

Defina os símbolos 

Existem vários símbolos padrão usados em fluxogramas, como retângulos para representar atividades, losangos para decisões, círculos para início/fim, setas para indicar fluxo e outros. Escolha algo fácil de assimilar, que melhor represente o seu procedimento.

Desenhe os símbolos e conecte-os 

Comece desenhando o símbolo que representa o início da tarefa e conecte-o com uma seta para o próximo símbolo. Continue utilizando símbolos para cada ou decisão, conectando-os com setas conforme o fluxo.

Informações adicionais

Se necessário, inclua informações adicionais em cada item, como o tempo necessário para realizar a atividade, as pessoas envolvidas, os recursos necessários e outros detalhes relevantes.

Revise e teste 

Revise cuidadosamente o seu fluxograma para garantir que todas as etapas estejam corretas e que façam sentido. Se possível, teste ele com uma equipe para garantir que está fazendo corretamente.

Compartilhe 

Não menos importante, essa etapa é fundamental para obter um bom feedback e garantir que todos entendam como ele funciona.

Lembre-se de que o objetivo de um fluxograma é simplificar um processo complexo, portanto, mantenha-o claro e conciso.

Quando utilizar um fluxograma?

Existem várias situações em que um fluxograma pode ser útil, incluindo na identificação de processos ou na clareza de detalhes e informações. Além disso, ele também pode ser utilizado nas seguintes situações:

• Documentação: Essa ferramenta pode ser utilizada para documentar um processo e criar um padrão que possa ser seguido por todos os envolvidos no procedimento.
• Treinamento de funcionários: Ele será útil mostrando-lhes as etapas que devem seguir e como o processo funciona.
• Comunicação de ideias: Tem potencial de ser usado para comunicar ideias complexas concisamente, permitindo que as pessoas compreendam o fluxo mais facilmente.

Bônus: Erros comuns a serem evitados 

Ao montar um fluxograma, existem alguns erros comuns que podem ser evitados para garantir que ele seja eficaz e fácil de entender. Dentre essas falhas, estão: 

1. Não identificar corretamente o início e o fim do processo
2. Não usar símbolos padronizados
3. Não incluir detalhes suficientes
4. Incluir etapas desnecessárias
5. Não seguir a lógica correta 
6. Não atualizar o fluxograma regularmente

Ao evitar esses erros comuns, você pode garantir que seu fluxograma seja claro e fácil de entender. Gostou de nossas dicas? Salve e compartilhe nosso conteúdo! E não deixe de conferir o Curso Ferramentas da Qualidade para aprimorar ainda mais suas habilidades na criação e aplicação de fluxogramas.